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Gaia TechnologyÁgora

La suiteCobros y pagos

Ágora

En construcción

Lo que le pagaron y lo que entró al banco, y la diferencia con nombre.

El problema de cobrar no es cobrar. Es que la plata que el sistema da por recibida y la que está en el banco casi nunca son la misma, y la diferencia no se nota mirando ninguno de los dos: la cartera dice «pagado» y tiene razón, el extracto no lo trae y también tiene razón. Solo aparece cruzándolos. Ágora existe para contestar dos preguntas —«¿qué debo y cómo lo pago?», que la contesta su cliente, y «¿cuánto entró de verdad y qué falta por cuadrar?», que la contesta usted— y todo lo demás está al servicio de esas dos.

Pantalla «Qué falta por cuadrar» de Ágora, con el bloque rojo de cobros que el pagador ya soltó y que todavía no han entrado al banco.
Lo primero es lo único que puede significar que falte plata: Los cobros que el pagador ya soltó y que no han entrado al banco. O la pasarela no ha girado, o giró y nadie registró el giro, o se perdió por el camino — y las tres hacen falta saberlas.

Lo que no cuadra se queda sin cuadrar

Cada giro dice si los cobros que tiene asignados suman el bruto y si bruto menos descuentos es lo que entró al banco. Cuando no da, se marca y se queda así: no hay ningún botón que meta la diferencia en una partida de ajuste, porque es exactamente como los descuadres dejan de ser encontrables.

Tabla de giros de la pasarela con su bruto, comisión y lo que entró; uno de ellos marcado «No cuadra, faltan $121».

A quién se le cobró, no solo a qué correo

La columna «A quién» enseña el nombre y debajo el documento. Cuando aparece un correo en lugar de un nombre es porque ese cobro se creó sin él: significa «no se supo», que no es lo mismo que «no tiene nombre». Y el estado lo decide el aviso de la pasarela, no que el cliente haya vuelto a la pantalla.

Listado de cobros con la columna «A quién», que enseña el nombre de la empresa y su NIT debajo, y el estado de cada uno.

Quién ha estado mirando su portal

La búsqueda por documento nace apagada, y encenderla pide confirmación: con ella puesta cualquiera que conozca un NIT puede ver lo que esa empresa le debe. Encendida, cada consulta queda con su origen y hay un tope de intentos — muchos seguidos desde la misma dirección es alguien recorriendo documentos a ver qué sale.

Registro de quién ha consultado el portal público, con la fecha, el documento buscado, la dirección desde la que se hizo y el resultado.

Pantallas reales de Ágora v0.6.0. Las cifras, los nombres de empresa y las identificaciones son de demostración.

Qué hace, de un lado y del otro

Lo que está construido y funcionando, no lo planeado. Abra un grupo para ver su detalle.

Cobrar

Ágora · 6 funciones

  • El cobro con su importe, a nombre de quién es y su correo, y un enlace para mandarlo por donde quiera: WhatsApp, correo o en persona
  • El enlace se enseña UNA sola vez: en la base queda solo su huella, así que nadie puede volver a verlo — ni usted, ni quien tenga acceso a la base
  • El cobro guarda a nombre de quién se hizo, no solo el correo: la columna «A quién» enseña el nombre y debajo el NIT
  • Estado real del cobro, decidido por el aviso de la pasarela y no porque el cliente vuelva a la pantalla
  • Reconsulta automática de lo que quedó en vuelo, para que un aviso perdido no deje un pago sin veredicto
  • Pago con tarjeta, PSE y Efecty, según lo que admita la pasarela que usted conecte

El portal de su cliente

Ágora · 6 funciones

  • Consulta y pago de lo que se debe SIN cuenta y SIN contraseña, por el enlace que usted manda
  • Espacio del cliente en dirección propia por empresa: lo que tiene contratado y lo que debe
  • Búsqueda por documento con código al correo, que nace apagada y cuya activación pide confirmación
  • Registro de cada consulta pública con su dirección de origen y tope de intentos contra el raspado
  • Caducidad configurable del enlace (30 días por defecto) y del código de acceso (15 minutos)
  • Página del enlace de factura y página donde el cliente firma su contrato

Su marca

Ágora · 4 funciones

  • Logo y color propios: su cliente ve su empresa, no la nuestra
  • La marca del proveedor viaja también en sus correos
  • Rechazo del archivo que no es una imagen de verdad, mirándolo por dentro y no por su extensión
  • Rechazo del color sobre el que el texto quedaría ilegible, medido y no mirado a ojo

Cuadrar lo que entró de verdad

Ágora · 8 funciones

  • «Pagaron y no ha entrado al banco»: los cobros aprobados y sin girar, que es lo único que puede significar que falte plata de verdad. Mientras ese número no sea cero, hay dinero en el aire
  • Registro del giro de la pasarela con su bruto, su comisión, sus retenciones y el 4×1000, y dos comprobaciones distintas: si los cobros marcados suman el bruto, y si bruto menos descuentos es lo que entró al banco
  • Propuesta automática de qué cobros cubre un giro — y silencio deliberado cuando hay más de una combinación posible, porque elegir una escondería el descuadre para siempre
  • Importación del informe de liquidación de la pasarela en CSV, enseñando fila por fila y en pesos qué pasaría, sin escribir nada hasta que usted confirme
  • Pregunta explícita cuando no se reconoce qué columna del archivo es cuál, en vez de elegir a ojo
  • La comisión copiada del extracto queda marcada como tal y con su nombre: lo que informó la pasarela es un hecho y lo que copió usted es una afirmación, y las dos cuadran igual de bien
  • Lo que la pasarela sí informó no se puede editar
  • Ningún ajuste que cierre la diferencia: lo que no cuadra se queda sin cuadrar y a la vista

Cobros automáticos

Ágora · 6 funciones

  • Domiciliación recurrente con tarjeta, con el enlace de autorización que el cliente abre en la página de la pasarela
  • «Las dio de baja la pasarela» separado y en rojo: Mercado Pago cancela él solo tras tres cuotas rechazadas, y eso no es lo mismo que darse de baja — a esa hay que llamarla
  • Cuánto dinero al mes hay en juego en esa lista
  • Las cuotas cobradas y las rechazadas de cada domiciliación, que son las que preceden a la baja por impago
  • «Falta que lo autoricen»: quien pagó y no dio el segundo paso, que se queda sin domiciliación y no se entera
  • Pausar sin perder la autorización, reanudar en un clic, y dar de baja exigiendo un motivo — sin él, su baja se ve igual que la de la pasarela por impago

Las pasarelas

Ágora · 4 funciones

  • Wompi, Bold y Mercado Pago, cada empresa con sus propias credenciales y su dinero en su propia cuenta
  • Credenciales cifradas que no vuelven a salir nunca: la pantalla dice cuáles tiene puestas sin poder enseñar ninguna
  • Ambiente declarado explícitamente —pruebas o producción—, porque confundirlos es la forma más rápida de creer que se cobró
  • Quién paga la comisión, por comercio

Lo que se ve sin entrar

Ágora · 4 funciones

  • Los números rojo y ámbar del menú: lo que está sin cuadrar y lo que está sin resolver, contados y a la vista
  • Identificador de correlación en cada error, para que un fallo se pueda buscar en el log por el código que vio el usuario
  • Modo claro y oscuro en las once pantallas, medido y no mirado a ojo
  • Las dos burbujas: pedir ayuda y sugerir una mejora, desde dentro del producto

Contra qué norma se cobra

Cada una con lo que el sistema hace por ella.

  • Decreto 1692 de 2020 — Llama «agregador» a quien recauda a nombre propio los fondos de las órdenes de pago, actividad que exige habilitación. Ágora está construido para NO ejercerla: cada empresa conecta sus propias pasarelas y el dinero cae en su cuenta, sin pasar en ningún momento por nosotros.
  • Ley 1581 de 2012 — El portal público no expone datos sin acreditar a quien pregunta: se entra por un enlace firmado que caduca y del que solo se guarda la huella, y ante un enlace inexistente, usado o caducado se responde exactamente igual, porque distinguirlos confirmaría cuáles existieron.
  • Ley 527 de 1999 — Una firma electrónica simple es válida en Colombia, pero quien la invoca tiene que probar que fue esa persona — y eso no se prueba con una casilla marcada. Al firmar un contrato queda un acta append-only con la fecha, la dirección desde la que se firmó y la huella del documento.
  • Ley 1480 de 2011 — La publicidad obliga a quien la emite. Por eso el producto declara en su propia pantalla lo que no hace —no confirma un pago porque el cliente vuelva, no calcula la comisión de Bold ni de Wompi, no ajusta un descuadre— en vez de dejarlo en la letra menuda.
  • PCI-DSS (estándar, no norma colombiana) — Ágora está fuera de su alcance a propósito: el número de una tarjeta no llega nunca al servidor. El navegador lo cambia por una clave de un solo uso contra la pasarela, y es esa clave la que viaja: se canjea en el acto y no se guarda. Aquí quedan los cuatro últimos dígitos y la marca.

Por qué no toca el dinero de nadie

6 decisiones de fondo, cada una con su motivo. No son funciones: son la razón por la que las funciones están como están, y lo que se nota al usarlo todos los días.

El dinero no pasa por nosotros, y eso no es una preferencia técnica

Recibir en cuenta propia el dinero de las facturas de nuestros clientes para girárselo después es ejercer la actividad de agregador sin habilitación, manejando dinero de terceros. Por eso cada empresa conecta SUS pasarelas y el dinero cae en SU cuenta. La consecuencia práctica para quien compra es que no hay que confiarnos un peso: si mañana Ágora desaparece, su cuenta de Wompi y su cuenta de Mercado Pago siguen siendo suyas y el dinero sigue donde estaba. Y la consecuencia incómoda, que también se dice: si su pasarela le cobra mal o le gira tarde, eso se arregla con su pasarela. Nosotros le decimos que no cuadró; no podemos moverlo.

Que su cliente vuelva de la pasarela no significa que pagó

La pasarela devuelve a la persona en cuanto termina su parte —haya aprobado, haya sido rechazada o se haya quedado a medias— y el veredicto real llega por otro camino, unos segundos o unos minutos después. Casi todo el software de cobro enseña «¡pago exitoso!» en ese momento porque es lo que el usuario quiere leer. Ágora dice «estamos confirmando tu pago». Es menos bonito y es lo único cierto: la vez que la pantalla mintiera sería con alguien mirando su extracto bancario, que es exactamente la peor persona ante la que quedar mal.

Un descuadre se queda sin cuadrar y a la vista

Cuando un giro no cuadra, Ágora no ofrece meter la diferencia en una «partida de ajuste». Es una omisión deliberada: un ajuste que cierra la diferencia es cómo los descuadres dejan de ser encontrables. El mes siguiente el tablero está en verde, nadie recuerda el ajuste, y el dinero de alguien dejó de tener explicación. Por lo mismo el neto del giro lo teclea usted y no lo calcula Ágora: si lo calculáramos nosotros el cuadre daría bien siempre, que es lo contrario de para lo que sirve. Y lo que la pasarela informó no se puede editar — si se pudiera, esa sería la pantalla donde un giro que no cuadra se hace cuadrar bajando la comisión hasta que la resta dé.

Su cliente no necesita cuenta, y eso está pensado, no ahorrado

Nadie se crea un usuario para pagar una factura. Un portal con registro es un portal que no se usa: el cliente llama por teléfono, pide el dato por WhatsApp, o paga tarde. Se entra por el enlace que usted manda, que lleva la empresa dentro y caduca. Y por eso mismo la búsqueda por documento nace APAGADA y encenderla pide confirmación: con ella puesta, cualquiera que conozca un NIT —y los NIT en Colombia son públicos— puede ver el saldo que esa empresa le debe. Encendida, cada consulta queda registrada con su dirección y hay un tope de intentos, para que se vea cuando alguien está raspando.

El número de una tarjeta no llega nunca a nuestro servidor

Ni al domiciliar, ni al cambiarla. El cliente la teclea en la página de la pasarela y aquí solo llegan los cuatro últimos dígitos y la marca. Tiene una consecuencia que conviene saber antes de comprar y no después: usted NO puede cambiarle la tarjeta a un cliente desde la consola. Solo el titular puede, en su navegador. Un botón aquí tendría que pedirle que teclee la tarjeta de otra persona.

Su portal se ve de usted, no de nosotros

Su cliente abre el enlace y ve su logo y su color; el nombre de Gaia queda pequeño al lado, como quien procesa el pago. Sus correos salen igual. Dos cosas que el sistema le va a impedir, y no son caprichos: un archivo que no sea una imagen de verdad no se sube —no basta con que se llame «.png», se mira por dentro, porque ese archivo acabaría en el navegador de su cliente—; y un color sobre el que no se lea el texto blanco se rechaza, porque un portal de pagos con el nombre ilegible es peor que uno sin marca.

Lo que todavía no

Esta parte no se omite en ninguna ficha. Enterarse después sale más caro.

  • 🔴 NINGÚN ADAPTADOR DE PASARELA HA HABLADO NUNCA CON UNA PASARELA DE VERDAD. Wompi, Bold y Mercado Pago están escritos y probados contra su algoritmo documentado, pero falta credencial de sandbox de las tres: ningún pago real, ningún aviso real y ninguna suscripción real han pasado por aquí. En un producto que mueve dinero ajeno esto es lo primero que hay que saber, y va antes que cualquier otra cosa de esta lista.
  • 🔴 No sale un solo correo. Ágora no manda correo por su cuenta: se lo pide al módulo de correo de la plataforma, que todavía no está desplegado. Hoy los avisos se ven SOLO entrando a la consola, y una bandeja con algo urgente no se lo dice a nadie que no entre a mirar.
  • Y como consecuencia de lo anterior, la entrada al portal por documento no abre: no se entrega el código de acceso. El sistema lo dice en vez de dejar esperando a nadie, y la puerta que sirve hoy es el enlace. Pero es media funcionalidad menos.
  • No emite facturas electrónicas ni lleva contabilidad. La factura la hace el ERP y la firma ante la DIAN el servicio de facturación electrónica; el asiento del recaudo, la cuenta puente y el gasto de la comisión también son del ERP.
  • No calcula la comisión de Bold ni de Wompi: ellas no la informan, y hay que copiarla del extracto. Solo Mercado Pago la dice. Mientras falte la comisión de un solo cobro, su giro entero no puede cuadrar.
  • Solo Mercado Pago admite cobros automáticos. Bold y Wompi sirven para cobrar una vez. Y no se domicilia por PSE: la pasarela solo domicilia con tarjeta.
  • No se le puede cambiar la tarjeta a un cliente desde la consola. Solo el titular puede, en su navegador.
  • La conexión con el ERP para que las facturas viajen solas está construida en un sentido y no en el otro, con huecos declarados en la documentación del producto. Hoy conviene contarla como pendiente, no como hecha.
  • El aviso de vencimiento por un canal de conversación está diseñado y sin construir.
  • La sesión de la consola se guarda en la propia pestaña del navegador, donde puede leerla cualquier programa que llegue a ejecutarse en la página. Se cedió a sabiendas, a cambio de que recargar no eche a nadie en mitad de un cuadre, y quitarlo del todo exige un cambio en el servidor.
  • Lo construido en la última semana todavía no está instalado en el servidor: lo que hoy responde en línea es una versión anterior.
  • 🔴 Nada de lo que este producto dice sobre una norma está revisado por un abogado. Las lecturas del Decreto 1692, de la Ley 527 y de la Ley 1581 son nuestras, están escritas con su fuente y nacen en borrador. Léalas, no las firme.

Lo que gana por estar en la plataforma

  • Una credencial, y una sola salida

    Se entra a todo con una sola cuenta. Y el día que alguien se va, se le quita el acceso una vez y se le cae en todos.

  • La empresa se registra una vez

    NIT, sucursales y gente se dan de alta una sola vez. Nadie vuelve a escribir la misma plantilla en dos sistemas.

  • Se empieza por uno solo

    No hay que comprar la suite. Los demás módulos se ven apagados, no escondidos: se sabe qué hay al lado.

  • Lo que no se contrató no aparece

    Un módulo no comprado no deja botones que respondan «no tiene permiso». No entra a la sesión y no sale en el menú.

  • El dato viaja; no se copia

    Los módulos publican lo que pasó y los demás reaccionan. No hay dos versiones del mismo dato esperando a que alguien elija.

  • Se aprende una vez

    Misma forma de buscar, filtrar, exportar e imprimir en todos. El segundo módulo cuesta una fracción de capacitación del primero.

Un asistente para toda la suite

En construcción

Se está construyendo un asistente para toda la suite: la misma ayuda en la mesa de soporte y dentro de cada aplicación, para que preguntar en español salga más barato que aprenderse dónde está cada pantalla.

Todavía no responde, y no se está vendiendo como disponible. Cuando esté, propondrá y será una persona la que confirme.

¿Le sirve Ágora?

Le mostramos lo que hay hoy, en vivo, y le decimos con franqueza qué le falta para su caso.

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